Pour faire fonctionner une entreprise, le recrutement des salariés est une phase importante. Elle nécessite tout un processus jusqu’au début de la période d’essai du salarié. Bien avant qu’il ne commence, l’employeur se doit de procéder à sa déclaration, conformément aux dispositions légales en la matière.
Il s’agit de la déclaration préalable à l’embauche, qui est bien encadrée par la loi. Étant soumises à ces dispositions, il est primordial aux entreprises de connaître l’essentiel par rapport à cette formalité administrative.
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Plan de l'article
La DPAE : qu’est-ce-que c’est ?
La déclaration préalable à l’embauche est une tâche réservée à tout employeur qui projette d’embaucher des collaborateurs dans son entreprise. C’est une mesure considérée comme obligatoire que vous devez prendre.
La déclaration préalable à l’embauche est faite par toutes les entreprises affiliées au régime général, quelle que soit l’activité que vous menez, le statut juridique de votre entreprise, les conditions liées à la gestion de votre entreprise, etc…
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Pourquoi faire une déclaration préalable à l’embauche ?
L’objectif est de faire bénéficier au salarié les droits sociaux dès ses débuts dans l’entreprise, sa protection en cas d’accident de travail, de lui permet de jouir des droits d’exonérations. Outre ces différents objectifs liés directement aux conditions de travail favorables de votre futur salarié, l’entreprise bénéficie également de cette déclaration.
Il s’agit en effet d’une disposition légale qui s’impose à toutes les entreprises. Ainsi, lorsque vous respectez ces dispositions, l’entreprise est considérée comme étant en règle vis -à-vis de son salarié, mais également de la loi. Elle est donc à l’abri de toutes sanctions réservées contre un éventuel non-respect.
Quand faut-il faire sa déclaration ?
Conformément aux dispositions légales en la matière, la déclaration préalable à l’embauche est une formalité à remplir bien avant que le salarié ne commence à exercer dans vos locaux. C’est une exigence qui vous épargne d’éventuels problèmes liés à tout accident de travail dès les débuts de ce dernier. À cet effet, la déclaration doit se faire dans les 8 jours qui précèdent l’embauche.
Lorsque vous menez les démarches nécessaires pour déclarer votre premier salarié, et que vous désirez arrêter la procédure pour un désaccord avec l’employé, vous devez le faire savoir à l’URSSAF dans les plus brefs délais. Ainsi, l’ouverture de votre compte employeur sera également interrompue.
Comment se fait la déclaration préalable à l’embauche ?
Dès la mise en vigueur des règles liées à la déclaration préalable à l’embauche, plusieurs moyens étaient proposés pour remplir cette formalité. Ainsi, les employeurs pouvaient le faire par fax, par mail, ou même par flux CFT. Ce qui leur facilitait évidemment la tâche.
Mais récemment, certains moyens sont en train d’être supprimés. C’est notamment le cas des transmissions par e-mail qui ne sont plus acceptées depuis le 1er juillet de cette année. Le flux CFT est également en attente d’être supprimé, et le sera définitivement vers la fin de l’année. Ce qui réduit donc les canaux possibles à exploiter par les employeurs pour leur déclaration préalable.
Cependant, il y a une option simple et pratique que vous pouvez utiliser. Il s’agit d’une déclaration en ligne à partir d’un espace personnel à créer sur urssaf.fr. D’autres voies électroniques sont aussi à votre portée, comme Api DPAE ou l’upload.
Les démarches à mener pour la déclaration préalable à l’embauche
Pour effectuer la déclaration préalable à l’embauche de votre salarié, plusieurs démarches sont à mener. D’abord, cette formalité vous permet de vous adresser à une seule structure pour mener les différentes démarches.
Ainsi, vous devez immatriculer votre salarié à la caisse primaire d’assurance maladie, pour les avantages sociaux liés à la maladie, aux accidents de travail, au décès, etc… Ensuite, vous allez vous affilier auprès du régime d’assurance chômage, en votre qualité d’employeur.
En plus de cela, vous devez adresser une demande pour bénéficier d’un service de santé au travail, ajouter à celle de l’examen médical d’embauche. Cette dernière est importante pour l’entrée en fonction de votre nouveau salarié.
Toutefois, s’il s’agit de votre première recrue pour une nouvelle entreprise, vous devez commencer par une immatriculation de la société au régime général de la sécurité sociale. Dès que vous faites cette première déclaration préalable à l’embauche, vous disposerez d’un compte employeur auprès de l’URSSAF.
