Gérer ses appels téléphoniques en toute efficacité dans son entreprise, de quoi est-il question exactement ? La gestion des appels téléphoniques a un immense impact sur la réputation d’une entreprise qui doit savoir gérer un grand volume d’appels. Si la gestion manuelle peut alors prendre beaucoup de temps ainsi que des efforts considérables, on se demande naturellement si la technologie ne permettrait pas aujourd’hui d’automatiser tout ça.
Configuration d’un système téléphonique intégré
En optant par exemple pour une solution cloud comme Dexem, pour automatiser votre centre d’appels téléphoniques, vous pourrez gagner du temps et être plus efficace. L’objectif ? Automatiser votre gestion des appels téléphoniques. Il existe plusieurs techniques pour cela et on vous explique lesquelles.
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La première méthode d’automatisation consiste à configurer un système téléphonique intégré. Ce centre téléphonique est un logiciel qui vous permet de gérer les appels en achetant des numéros de téléphone pour votre équipe. Il vous permet tout d’abord de configurer des files d’attente d’appels mais aussi des standards automatiques et encore d’autres fonctionnalités qui vous permettront de gérer efficacement les appels entrants et sortants. Pour configurer un système téléphonique intégré, on vous guide sur plusieurs étapes :
- Étape 1 : Préparez l’organisation pour le système téléphonique intégré. En outre, il vous faut vous assurer que tous les membres de votre équipe disposent de numéros de téléphone nécessaires pour utiliser le centre.
- Étape 2 : Sélectionnez un système téléphonique intégré. Il en existe plusieurs qui sont disponibles et populaires sur le marché. Le plus important est de sélectionner celui qui conviendra le mieux à votre entreprise. Vous pouvez rechercher des systèmes téléphoniques intégrés directement en ligne ou bien contacter un fournisseur pour vérifier vos options.
- Étape 3 : Une fois que vous avez sélectionné un système téléphonique intégré, vous devez alors poursuivre avec la configuration. Cela implique tout d’abord l’achat de numéros de téléphone pour votre équipe ou encore la configuration de files d’attente d’appels et de standards automatiques ainsi que l’attribution de rôles à différents membres de l’équipe pour gérer les appels.
Pour plus de conseils, contactez directement un professionnel qui saura vous guider tout au long du processus.
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Utilisation d’un logiciel de gestion de contacts
Pour automatiser la gestion des appels téléphoniques de votre entreprise, vous devez pouvoir utiliser un logiciel de gestion de contacts. Les logiciels de gestion de contacts vous permettent surtout de stocker et de gérer toutes les informations de contact de vos clients et de vos prospects. L’objectif reste le même, gagner du temps et minimiser les coûts.
Pour ce faire, il va tout d’abord falloir que vous recherchiez un logiciel de gestion des contacts et ce n’est pas ce qui manque sur le marché. Ensuite, prenez le temps de configurer votre logiciel en saisissant toutes les informations de contact de vos clients. Configurez des rappels et organisez-vous. Désormais, vous avez la possibilité d’utiliser un logiciel de gestion de contacts pour vous aider et guider durant vos appels, et ainsi améliorer votre service client en toute sécurité et avec grande efficacité.
